ארגז הכלים למנכ"ל

התוכן בדף זה מנוסח בלשון זכר מטעמי נוחיות בלבד, ומכוון לשני המינים.

המנכ"ל בארגון המודרני שואף לשליטה מלאה בנתונים. יחד עם זאת, התמחות ב-ERP הארגוני ובתוכנות השונות אינה מעשית שכן זמנם קצוב. גם הגדרת עוזרים אישיים שירכזו עבור המנכ"ל את המידע אינה מספקת, בשל טעויות אנוש, מורכבות תהליך האיחוד והחשוב מכל – המידע שייווצר לא יהיה עדכני לזמן רב בשל הקצב המהיר בו דברים מתרחשים.

אנו ב-Greenhouse צברנו ניסיון רב בליווי מנכ"לים ובכירים מקשת רחבה של ארגונים במהלך השנים. רתמנו ניסיון זה בכדי להגדיר סט של כלים אשר יסייעו למנכ"ל לעמוד ביעדיו ולהישאר בשליטה מלאה בכל רגע נתון. סט כלים זה מוגדר על ידנו כארגז כלי ה- BI למנהל הבכיר.

סביר להניח שכמנכ"ל מודרני הנך מתמודד ברמה יומית עם שאלות שנראות פשוטות כגון: איפה הארגון עומד מול תוכניות העבודה ויחסית לשנים קודמות ? כמה מכרנו נכון להיום, כמה קנינו, והיכן אנו ניצבים לעומת תכניות העבודה הרבעוניות והשנתיות? מה מצבה של החברה לפני סוף התקופה? על מה אני עדיין יכול/ה להשפיע, וכיצד? שאלות אלו הן טבעיות לכל מי ששואף לקבל מידע זמין, מהיר ואיכותי כבסיס לקבלת החלטות.

ארגז הכלים אותו אנו יודעים לספק אינו יכול להחליף תחושות בטן או ניסיון קודם, אולם הוא יכול לתמוך בהם בצורה מעולה. בבסיסו של ארגז הכלים נמצאים כלי BI מבוססי QlikView אשר בעולם העכשווי הינם ספקי תשובות אופטימליים. מערכות BI מאפשרות להאיר את אותם מקומות עליהם ניתן להשפיע לפני שיהיה מאוחר מדי (למשל לאחר שנגמר הרבעון).

סט כלי ה-BI שאנו מספקים הם מעין רמזורים הנמצאים בצמתים קריטיים שונים בארגון. הם יסייעו לאתר את הצמתים והבעיות – אשר בפתרונם כדאי לרכז מאמץ ויספקו כלי שליטה ובקרה אשר יהפכו את קבלת ההחלטות לתהליך קל יותר באופן יחסי. לשם המחשה קיבצנו מספר כלים מייצגים מהארגז הכלים אשר נבנה לפי צורכי מנכ"לים אחרים. ארגז זה יכול לעבור התאמה בהתאם לצרכיך ונסיונך כדי לשרתך בצורה הטובה ביותר. למשל:

דוגמאות לכלים לניתוח מגמות:

Top 5, Low 5: הצגה רציפה של המובילים מחד והפחות מצליחים מאידך על בסיס נתונים עדכניים שוטפים. למשל – אנשי המכירות המובילים לעומת אלה שפחות עומדים ביעדים. השווקים המובילים ברווחיות, אל מול אלו שאינם עומדים ביעדים. המערכת יכולה גם לבצע ניתוחי הלימה בין הנתונים השונים ולהציגם בבהירות מרבית. כלים אלו מאפשרים לבצע שלל פעולות, החל מהגדרת יעדים תקופתיים ליחידות הארגוניות השונות עד להגדרת מדדים לתגמול העובדים שעמדו ביעדים בצורה הטובה ביותר.

ניתוח פארטו: כלים אלו מאפשרים למקד את תשומת הלב בדברים הדורשים כרגע טיפול. למשל – למרות שהמכירות במצב מצוין יחסית לתוכנית ויחסית לשנים קודמות, המערכת תתריע כי באיזור מסויים בהתאם לצבר ההזמנות הנוכחי צפויה אי עמידה עד לסיום התקופה. כלי זה יציף בעיות שטרם התרחשו ויאפשר להשפיע ולשפר תוצאות.

דוגמאות לכלי תמרוץ, שליטה ובקרה:


רמזור ארגוני:
רמזור וירטואלי אשר יואר באור כתום או אדום כאשר קיים נושא המחייב את תשומת לב המנכ"ל עשוי להוות כלי רב עוצמה לשיפור השליטה והבקרה על הארגון. רמזור זה יכול להיות מוקרן על מסך קבוע במשרד או באפליקציה ייעודית.

"פלזמה" לעידוד ושיפור התחרות: הקרנה על גבי מסך אשר יוצב במסדרון החברה ויציג מדדים עדכניים שונים שעל בסיסם נמדדות היחידות הארגוניות השונות עשוי להוות פלטפורמה ויזואלית אפקטיבית במיוחד לשיפור המוטיבציה ולהכוונה. המסך מעבד נתונים בצורה שוטפת ומציף ידע על מנת לייצר סדרת מסרים והתראות אשר יעודדו תחרות ויניעו לפעולה ולתמרוץ בכל הרמות.

Dashboard: ה-Dashboard הנו כלי רב עוצמה אשר מאפשר למנכ"ל להגדיר מספר מדדי שליטה ובקרה על פי תפיסתו הניהולית. מדדים אלה ייבנו על בסיס שוטף ויציפו התראות על אי עמידה הדורשת תשומת לב ניהולית.

שליטה בפרטים: סט כלים אשר יעניקו למנכ"ל היכרות עם העובד הזוטר על בסיס מידע פרטני ומדויק. למשל – מי העובד האחראי על אי עמידה ביעד ספציפי (כולל פרטי התקשרות) . ומן הצד החיובי – ניתן יהיה לזהות את אותם עובדים העומדים ביעדים וב- KPI's הארגוניים ולייצר קשר ישיר מולם.

Drill down: כלי אשר מאפשר לקבל פירוט מלא עד לרמת הנתון הבודד בארגון. בבנייה נכונה ניתן לעקוב אחר פרמטרי הניהול של מנהלי הכספים, הרכש, המכירות ועוד. יכולת זו מבטיחה שהמנהלים הכפיפים יעבדו בתיאום עם האסטרטגיה, המטרות והיעדים שנקבעו על ידי ההנהלה הבכירה.

זקוקים למידע נוסף? רוצים לנסות את ארגז הכלים שלנו ללא שום התחייבות מצדכם? צרו קשר עם אלדו, שותף בכיר בחברה, בטלפון 054-5312910 או שלחו דוא"ל ל – aldo@greenhouse.co.il